Lass uns deine App einschätzen — mit echten Zahlen
Beschreib uns, was die App können soll, und wir sagen dir ehrlich, in welchem Korridor du landest — inklusive Lizenzen und Betrieb. Keine Schätzung ins Blaue, eine begründete Hausnummer.
Power Apps: Was kostet eine App – und wie lange dauert ein Projekt?
„Was kostet eine Power App?" ist die Frage, die wir am häufigsten hören — und die am ehrlichsten mit „Das hängt davon ab" beantwortet wird. Keine Ausweich-Antwort, sondern die Wahrheit: Eine Power App kann 4.000 Euro oder 120.000 Euro kosten, und beide Zahlen können für dieselbe „App" richtig sein, je nachdem was darunter steckt.
Dieser Artikel macht das konkret. Er gehört zum Power-Platform-Leitfaden für den Mittelstand und ergänzt Power Automate und DSGVO und Enterprise-Readiness. Hausnummern statt Festpreise — Größenordnungen, mit denen du planen kannst.
1. Warum „die App kostet X" eine sinnlose Frage ist
Eine Power App ist kein Produkt mit Preisschild, sondern ein Bauauftrag — wie ein Haus, dessen Preis von Quadratmetern, Bädern und Grundstück abhängt. Vier Faktoren bestimmen ihn fast vollständig: die Datenkomplexität (eine flache SharePoint-Liste ist eine andere Welt als Dataverse mit 14 verknüpften Entitäten), die Tiefe der Geschäftsregeln („Zeig mir eine Liste" ist trivial, „berechne den Rabatt nach sieben Regeln" ist Software-Entwicklung), die Integrationen (jede Anbindung an ERP oder DATEV ist ein eigenes kleines Projekt) und der Nutzerkreis (fünf Leute dürfen mal warten, 200 Außendienstler brauchen Last-Tests und Monitoring).
Wer einen Preis nennt, ohne diese vier Dinge zu kennen, rät — und du zahlst die Differenz später als Nachtrag.
2. Drei Größenklassen mit ehrlichen Hausnummern
Drei Korridore aus echten Projekten, alle als Bau-Aufwand ohne Lizenzen und Betrieb:
Klein — 4.000 bis 15.000 Euro, 3 bis 6 Wochen. Eine Canvas App auf einer SharePoint-Liste oder schlanken Dataverse-Tabelle: Erfassungsmaske, Checkliste, einfache Genehmigung. Der Süßpunkt der Plattform — ersetzt ein zu groß gewordenes Excel, amortisiert sich oft in unter einem Jahr.
Mittel — 15.000 bis 45.000 Euro, 2 bis 4 Monate. Eine Model-Driven App auf Dataverse mit echtem Datenmodell, Rollenkonzept, mehreren Geschäftsregeln und ein bis zwei Integrationen. Der häufigste Fall im Mittelstand: Ablösung von Insellösungs-Wildwuchs. Hier entscheidet die Wahl zwischen Canvas, Model-Driven und Power Pages maßgeblich den Aufwand.
Groß — 45.000 bis über 120.000 Euro, 4 bis 9 Monate. Geschäftskritisch, viele Integrationen, hoher Nutzerkreis, Last- und Verfügbarkeitsanforderungen. Hier ist Power Apps kein „Low-Code-Spielzeug" mehr, sondern eine Entwicklungsplattform mit Architektur, Tests und Lifecycle-Management — und gehört auch so behandelt, mit erfahrener Begleitung statt im Alleingang.
Die ehrliche Warnung: Die meisten Budgetüberschreitungen entstehen nicht durch zu niedrige Kalkulation, sondern weil eine App unbemerkt von „klein" nach „mittel" rutscht — durch Wünsche, die einzeln harmlos klingen und in Summe das Datenmodell sprengen.
3. Wo die Zeit wirklich hingeht (Spoiler: nicht ins Klicken)
Der größte Irrtum bei Low-Code: „Das klickt man in einem Nachmittag zusammen." Die Oberfläche ist schnell — aber selten mehr als 20 Prozent des Aufwands. Den Löwenanteil verschlingen Anforderungen und Datenmodell, Integrationen sowie Test und Migration (wird bei knappen Budgets zuerst gestrichen — und dadurch teuer; siehe Grafik). Wer „nur die App" budgetiert, budgetiert ein Fünftel des Projekts.
4. Die laufenden Kosten, über die niemand spricht
Der Bau ist einmalig. Drei Posten danach werden chronisch unterschätzt:
Lizenzen. Power Apps wird pro Nutzer oder pro App lizenziert — bei Standard-Konnektoren günstig. Sobald Dataverse, Premium-Konnektoren oder externe Power-Pages-Nutzer dazukommen, wird die Lizenz zur dauerhaften Betriebsausgabe, die mit dem Erfolg der App skaliert, nicht mit ihrem Aufwand.
Betrieb und Wartung. Plane realistisch 15 bis 25 Prozent der Baukosten pro Jahr für Updates, Konnektor-Deprecations und Monitoring. Ohne Wartungsbudget hat eine App ein Verfallsdatum.
Weiterentwicklung. Eine gut angenommene App erzeugt Wünsche — ein Qualitätssignal, aber ein Budgetposten. Besser ein kleiner fester Topf als jede Änderung als Krisen-Nachtrag. Diese drei Posten sind kein Power-Apps-Nachteil — sie gelten für jede Individualsoftware, sind hier nur ehrlicher sichtbar.
5. Wie du das Budget realistisch hältst
Vier Hebel halten Projekte verlässlich im Korridor: Erst das Datenmodell, dann die App — wird es zu kompliziert, gehört eine eigene Dataverse-Architektur darunter, keine Liste. Fester Scope für Version 1 mit Negativliste dessen, was nicht dazugehört. In Iterationen liefern: eine nutzbare Version nach 4 bis 6 Wochen deckt mehr Fehler auf als drei Monate Spezifikation. Lizenzkosten vor dem Bau klären — sonst baust du eine App, deren Betrieb teurer ist als ihr Nutzen.
Das gibt keine Garantie auf den Cent — die gibt es bei Individualsoftware nicht ehrlich — aber einen Korridor, der hält. Mehr wert als ein Festpreis, der reißt.
Fazit: Der Preis ist ehrlich, wenn die Frage es ist
Eine Power App kostet so viel, wie ihre Daten, Regeln, Integrationen und ihr Nutzerkreis verlangen — zwischen einigen Tausend und sechsstellig. Jede Zahl ohne diese vier Angaben ist geraten.
Drei Dinge zum Mitnehmen: Der Bau ist ein Fünftel des Projekts — Anforderungen, Integrationen und Test sind der Rest. Lizenzen und Wartung sind keine Überraschung, sondern Planungspflicht. Und ein gehaltener Korridor schlägt einen gerissenen Festpreis. Power Apps ist nicht „billige Software", sondern schnellere und besser wartbare Individualsoftware — ein viel besserer Deal, wenn man ehrlich rechnet.
Quellen
- Microsoft Learn — Power Apps Lizenzierungs-FAQ (Per-App vs. Per-User, Premium-Konnektoren)
- Microsoft Learn — Lizenzierungsübersicht für Microsoft Power Platform
- Microsoft Learn — Was ist Microsoft Dataverse? (Datenmodell als Kostenfaktor)
- Microsoft Learn — Application Lifecycle Management für Power Platform
- Medienstürmer Projektkalkulationen aus Power-Apps-Projekten im Mittelstand (die Korridore und die Aufwandsverteilung sind Erfahrungswerte aus eigenen Projekten, keine externen Branchenzahlen)
