Effizient automatisieren, Zeit und Kosten sparen

Prozessautomatisierung in 7 Schritten: So optimieren Sie Ihre Workflows

Felix Stürmer
5. März 2024


In vielen Unternehmen binden sich täglich Teams durch manuelle und wiederkehrende Aufgaben, die oft redundant und fehleranfällig sind. Diese Tätigkeiten kosten wertvolle Zeit, die besser in strategische Projekte und wichtige Entscheidungsprozesse fließen könnte. Hier setzt die Prozessautomatisierung an: Durch den gezielten Einsatz von Microsoft Power Automate und make.com lassen sich wiederholbare Aufgaben wie Datenpflege, E-Mail-Benachrichtigungen und Workflows in Ihrem Unternehmensalltag automatisieren und standardisieren

Microsoft Power Automate und make.com bieten einfache, aber leistungsfähige Tools zur Verbindung und Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe. Während Power Automate besonders gut für Unternehmen geeignet ist, die intensiv mit dem Microsoft-Ökosystem arbeiten, bietet make.com eine flexible, plattformübergreifende Lösung für komplexere Integrationen und individuelle Anpassungen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen in sieben strukturierten Schritten, wie Sie Prozesse analysieren, das passende Tool auswählen und Workflows erstellen, testen und optimieren – für maximale Effizienz und fehlerfreie Abläufe in Ihrem Unternehmen.

Prozessautomatisierung: Definition und Vorteile

Prozessautomatisierung bezeichnet den Einsatz von Technologien zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und Arbeitsabläufe ohne manuelle Eingriffe. Die Vorteile der Prozessautomatisierung sind vielfältig:

  • Zeitersparnis: Routineaufgaben laufen automatisiert ab, wodurch Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten frei wird.
  • Fehlerreduktion: Automatisierung reduziert manuelle Eingriffe und senkt damit die Fehlerquote.
  • Produktivitätssteigerung: Mitarbeiter können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.
  • Skalierbarkeit: Automatisierte Prozesse lassen sich einfach an steigende Anforderungen anpassen.
  • Kosteneffizienz: Ressourcen werden optimal genutzt, was zu Kostensenkungen führt.
  • Compliance und Qualitätsstandards: Standardisierte Prozesse verbessern die Einhaltung von Richtlinien und Qualitätsstandards.

Mit diesen Vorteilen ist die Prozessautomatisierung eine wertvolle Strategie zur Verbesserung der Effizienz und zur Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit.

1. Ziele definieren: Klare Automatisierungsziele setzen

Eine erfolgreiche Automatisierung beginnt mit klaren Zielen. Fragen Sie sich, welche Aufgaben wiederholt anfallen und welchen Effekt eine Automatisierung auf die Produktivität und Ressourcennutzung hätte. Beispiele für typische Automatisierungsziele sind:

  • Zeiteinsparung bei manuellen Aufgaben: Prozesse wie Dateneingaben, E-Mail-Antworten oder Erinnerungen lassen sich leicht automatisieren und verschaffen dem Team mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
  • Verbesserte Genauigkeit: Ein automatisierter Prozess reduziert menschliche Fehler, da Aktionen standardisiert und zuverlässig ausgeführt werden.
  • Kostensenkung: Durch die Reduzierung manueller Arbeit lassen sich Personalkosten optimieren und administrative Ausgaben minimieren.

Diese Zielfindung erleichtert die Wahl des Automatisierungstools und sorgt für eine gezielte Umsetzung, die Ihre strategischen Ziele unterstützt.

2. Bestehende Prozesse analysieren

Um die richtigen Prozesse zu automatisieren, ist eine detaillierte Analyse der aktuellen Arbeitsabläufe notwendig. Jeder Prozess sollte im Detail untersucht werden, um zu verstehen, welche Schritte ineffizient sind und wo Potenzial zur Optimierung liegt. Einige Fragen, die Ihnen bei der Analyse helfen können, sind:

  • Welche Schritte sind repetitiv und zeitaufwändig?
  • Wo treten die meisten Fehler auf?
  • Welche Aufgaben könnten ohne direkten Eingriff eines Mitarbeiters ablaufen?

Diese Prozessanalyse ist der Grundstein einer erfolgreichen Automatisierung, da sie sicherstellt, dass nur die tatsächlich wertschöpfenden Schritte in den Workflow aufgenommen werden. Nutzen Sie dabei Flussdiagramme oder andere Visualisierungswerkzeuge, um den Ist-Zustand zu erfassen und alle relevanten Schritte klar abzubilden.

3. Die richtige RPA-Plattform wählen

Sobald die Analyse abgeschlossen ist, wählen Sie das passende Automatisierungstool. Microsoft Power Automate ist besonders geeignet für Unternehmen, die das Microsoft-Ökosystem nutzen, da es nahtlos mit Office 365, Outlook, SharePoint und anderen Microsoft-Diensten integriert ist. Power Automate bietet zahlreiche Vorlagen und Konnektoren, die das Erstellen von Workflows einfach machen und Routineaufgaben effizient automatisieren.

make.com ist eine plattformunabhängige Alternative, die Flexibilität und vielfältige Integrationen bietet. Die Drag-and-Drop-Oberfläche macht es auch für Einsteiger einfach, Workflows zu erstellen. make.com eignet sich besonders, wenn Sie mehrere Softwarelösungen verbinden möchten, die über verschiedene Anbieter verteilt sind. Es bietet eine umfangreiche Bibliothek von Verbindungen zu beliebten Anwendungen und ermöglicht die Synchronisierung von Daten und Aufgaben.

4. Automatisierungsschritte planen und konfigurieren

Nachdem Sie das geeignete Tool gewählt haben, ist es Zeit, die Automatisierungsschritte im Detail zu planen. Legen Sie fest, welche Aktionen in welcher Reihenfolge durchgeführt werden und welche Daten dabei übertragen werden sollen. Power Automate und make.com bieten Vorlagen und vordefinierte Aktionen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

Beispiel: Wenn Sie Leads automatisch in Ihr CRM-System importieren möchten, können Sie mit Power Automate einen Workflow erstellen, der bei einem neuen Lead in Ihrem E-Mail-System automatisch die Kundendaten an das CRM weiterleitet. make.com bietet ähnliche Möglichkeiten, jedoch mit der Flexibilität, mehrere Tools und Datenquellen in den Workflow einzubeziehen.

Diese präzise Planung und Konfiguration sorgt dafür, dass alle Prozesse nahtlos ineinandergreifen und dass die gewünschten Aktionen verlässlich ausgeführt werden.

5. Testphase: Funktionalität prüfen

Bevor Sie die Automatisierung live schalten, testen Sie den gesamten Workflow gründlich. Sowohl Power Automate als auch make.com bieten Testfunktionen, die eine schrittweise Prüfung der Automatisierungsschritte ermöglichen, ohne dass Echtzeitdaten beeinflusst werden. Die Testphase hilft, Schwachstellen oder Fehler im Prozess zu erkennen und zu beheben.

Achten Sie bei den Tests besonders auf die korrekte Datenübertragung und darauf, dass die Prozesse den gewünschten Effekt erzielen. Führen Sie wiederholte Tests mit variierenden Eingaben durch, um sicherzustellen, dass der Workflow robust und zuverlässig ist. Durch das Aufspüren und Beheben von Fehlern im Testlauf sparen Sie später Zeit und sorgen dafür, dass die Automatisierung reibungslos läuft.

6. Fehlerbehebung und Optimierung

Nach der Testphase können kleinere Anpassungen erforderlich sein, um den Workflow weiter zu verbessern. Nutzen Sie die Berichte und Fehleranalysen der Automatisierungstools, um Probleme zu erkennen. Eventuell müssen Sie Trigger oder Bedingungen anpassen oder weitere Schritte hinzufügen, um den Ablauf effizienter zu gestalten.

Regelmäßige Optimierungen sind notwendig, damit die Automatisierung sich mit Ihren Prozessen weiterentwickelt und flexibel bleibt. Besonders in dynamischen Umgebungen ist es hilfreich, wenn die Automatisierung schnell an neue Anforderungen angepasst werden kann. Power Automate und make.com bieten zahlreiche Möglichkeiten, Trigger und Bedingungen zu kombinieren und den Workflow optimal auf Ihre Anforderungen zuzuschneiden.

7. Überwachung und Aktualisierung der Automatisierung

Die Implementierung einer Automatisierung ist nicht der letzte Schritt. Auch nach der erfolgreichen Implementierung sollte der Workflow regelmäßig überwacht und bei Bedarf angepasst werden. Power Automate und make.com bieten Dashboards und Berichte, die Ihnen zeigen, wie effizient die Automatisierungen laufen und ob es zu Problemen gekommen ist.

Es ist sinnvoll, die Automatisierung regelmäßig auf Verbesserungsmöglichkeiten zu prüfen, etwa bei geänderten Arbeitsprozessen oder neuen Softwareversionen. Ein dynamischer Überwachungsansatz stellt sicher, dass der Workflow weiterhin effizient und fehlerfrei funktioniert. Zusätzliche Trigger, Konditionen oder neue Konnektoren lassen sich häufig mit wenigen Schritten integrieren, sodass Ihre Automatisierung jederzeit an neue Gegebenheiten angepasst werden kann.

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