Projektmanagement

Projektmanagement lohnt sich – auch für kleine Agenturen

Planbare Projekte, strukturierte Prozesse und keine Crunchtime vor der Übergabe – gerade für kleinere Unternehmen und Agenturen eher Wunschtraum als Realität. Doch die Investition in ein eigenes Projektmanagement scheuen trotzdem viele. Warum sich der Schritt nicht nur lohnt, sondern für die Skalierung des eigenen Geschäfts unerlässlich ist, erklären wir in diesem Blog.

Vor allem für junge Unternehmen klingt dieses Szenario nur allzu vertraut: die Projektpipeline ist gut gefüllt, das Team durchgängig an der Belastungsgrenze. Eine Deadline jagt die nächste, der einzige Entwickler im Team sitzt an drei Websites gleichzeitig und auch die Design-Abteilung pfeift aus dem letzten Loch. Weil es schnell gehen muss, kommuniziert jeder im Team direkt mit den Kunden, um sich Input und Feedback für seine Tasks zu holen. Änderungen an der Website macht der Sales Manager schnell selbst, weil der Entwickler gerade keine Zeit hat. Der wiederum muss kostenlose Stockfotos für die neue Landingpage heraussuchen, weil der Designer im Urlaub ist und keiner auf dem Schirm hatte, dass noch CI-konformes Bildmaterial fehlt.

So oder so ähnlich sieht der Alltag in vielen jungen Agenturen aus. Prozesse fehlen, Verantwortlichkeiten sind nicht vollständig geklärt und durch die Vielzahl von Ansprechpartnern des Kunden gehen regelmäßig Informationen verloren. Von Lessons Learned-Meetings wagt aufgrund von Zeitmangel schon niemand mehr zu träumen.

Wie löst man das Problem? Die Antwort darauf ist auch den Unternehmen selbst klar: ein funktionierendes Projektmanagement muss her. Viele scheuen jedoch diesen Schritt: um die akuten Probleme anzugehen, wirkt die Suche nach einem zusätzlichen Entwickler oder Art Director verlockender als die Investition in eine rein administrative Stelle. Dann müssen die Teammitglieder eben alle ein bisschen besser planen und sich etwas mehr absprechen – dann geht es auch ohne Projektmanager. Richtig?

Projektmanagement für kleine Agenturen
Halbherziges Projektmanagement sorgt für mehr Chaos, als es beseitigen kann

Der digitale Projektmanager - eine eierlegende Wollmilchsau?

Um die Antwort schon einmal vorwegzunehmen: Nein, so einfach ist es leider nicht. Gerade in Digitalprojekten sind die Anforderungen an Projektmanager gewaltig und erfordern ein unglaublich breites Kompetenzfeld, dass von Koordinationstalent, diplomatischem Auftreten bis hin zu pragmatischem Zielfokus und kreativer Problemlösung reicht. Werfen wir doch mal einen Blick darauf, mit welchen Hürden digitale Projektmanager zu kämpfen haben und welche Skills von ihnen gefragt sind – dann können Sie sich die Frage stellen, ob Sie Ihrem Team dies “so nebenbei” zumuten wollen.

Straffe Zeitpläne

Zunächst sind Dienstleistungsprojekte im Allgemeinen wesentlich kurzlebiger als in anderen Branchen (siehe Abbildung) – für Digitalprojekte gilt das nur umso mehr. Im Regelfall heißt das: statt weniger langfristiger Projekte müssen viele kurze durchgeführt werden. Für den Projektmanager bedeutet das: häufig wechselnde und vielseitige Teamkonstellationen, die mehr oder minder gleichzeitig koordiniert werden wollen. In kurzer Zeit müssen also Projekte geplant, durchgeführt und sauber abgeschlossen werden, die fast immer parallel laufen.

Hinzu kommt, dass auch die Projektanforderungen sich häufig und rasend schnell verändern können. Die Deadlines sind oftmals eng gesetzt oder parallel laufende Projekte kommen dazwischen. Kurz gesagt: geregelte Projektphasen oder gar Sprints wie in der Softwareentwicklung sind einfach nicht drin.

Vielseitige Teams

Auch die Teams selbst erfordern Fingerspitzengefühl: im Gegensatz zur Projektarbeit in Konzernen arbeiten junge Unternehmen und Agenturen häufig mit flachen Hierarchien. Projektmanager leiten ihre Teams oft nicht disziplinarisch, haben also keine Weisungsbefugnis. Sie müssen daher besonders auf diplomatisches Geschick zurückgreifen können, um die Arbeit im Team zu koordinieren und Probleme aus dem Weg zu schaffen.

Großes Aufgabenspektrum

In der digitalen Welt bedienen sich Projektmanager häufig agiler Methoden wie Scrum. Ihnen fallen jedoch schon allein aus Organisations- und Ressourcengründen oftmals Aufgaben zu, welche die Verantwortlichkeitsbereiche des Product Owners und des Scrum Masters in sich vereinen: es ist nicht unüblich für digitale Projektmanager, neben der Planung, Budgetierung und Ressourcenallokation auch noch dafür Sorge tragen zu müssen, dass das Team ungestört arbeiten kann – und dann auch noch für die Kundenkommunikation in allen Projektphasen zuständig zu sein

Das wiederum bedeutet, dass der Projektmanager sowohl in frühen Projektphasen beratend die Erwartungen des Kunden mit dem Umsetzbaren abgleichen als auch in späten Projektphasen vor dem Kunden die Verantwortung für das Ergebnis übernehmen muss. Das setzt voraus, dass der Projektmanager über genügend grundlegendes Wissen aus allen Abteilungen verfügt, um die Realisierbarkeit abschätzen und die Lösungen und Technologien verstehen zu können.

Projektmanagement Kanban
Agile Methoden wie Kanban oder Scrum erfreuen sich immer größerer Beliebtheit

Diese Fähigkeit, sich in die verschiedenen Teilbereiche eines Unternehmens eindenken zu können, ist sicherlich eine der wichtigsten Eigenschaften von Projektmanagern, die in Unternehmen mit flachen Hierarchien unter oft knappen Deadlines in kurzer Zeit ihr vielseitiges Team zu guten Lösungen führen sollen. Während es beispielsweise für den Designer wichtig ist, besonders tief in seinem Thema zu stecken, ist es für den Projektmanager viel wichtiger, einen Überblick über die Tätigkeiten sowohl des Designers als auch des Entwicklers, des Sales Managers oder des Social Media-Verantwortlichen zu haben. So kennt er die speziellen Anforderungen jedes Bereichs und kann Erwartungen managen, Probleme beseitigen und effektiv zwischen verschiedenen Positionen im Team vermitteln.

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Zusätzlich zu dieser Fülle an speziellen Herausforderungen muss der digitale Projektmanager auch klassische Aufgaben des Projektmanagements erledigen: Zeit- und Budgetplanung, saubere Briefings oder die Erfolgskontrolle sind auch im digitalen Projektmanagement wichtige Tasks. Die Schnell- bzw. Kurzlebigkeit digitaler Projekte erfordert eine schnelle Erfassung und Umsetzung von Learnings. Projektbeobachtung und -evaluation ist quasi konstantes To-Do in Agenturen und Medienunternehmen.

Klar, es ist natürlich auch möglich, dass ein Teammitglied, das kein Projektmanager ist, zufällig dieses Skillset mitbringt. Jedoch ist es sehr schwierig für eine Person, die keine eindeutige Projektmanagementverantwortung hat, den Spagat zwischen dem eigentlichen Tätigkeitsbereich und der Projektkoordination zu schaffen. Halbherzig umgesetztes Projektmanagement sorgt leider häufig für mehr Chaos, als es beseitigen kann.

Vom Kleinen ins Große

So beeindruckend das nun alles klingt: ein Projektmanager arbeitet nicht aktiv an meinem Produkt mit. Warum sollte ich nicht lieber einen weiteren Entwickler einstellen?

Kurzfristig ist diese Lösung durchaus denkbar. Die Vorstellung, statt einem rein koordinierenden Teammitglied jemanden einzustellen, der direkt mit anpacken kann, ist reizvoll.  Sie beseitigt jedoch nicht die Ursachen für die oben genannten Probleme. Ein weiterer Entwickler würde zwar kurzzeitig den bereits vorhandenen entlasten. Doch sobald das Projektvolumen ansteigt oder unvorhergesehene Komplikationen auftreten, wird auch der neue Mitarbeiter mit Planungs- und Koordinationstasks, die höchstwahrscheinlich auch noch außerhalb seines Kompetenzbereichs liegen, von seiner eigentlichen Aufgabe abgehalten.

Wenn aber jemand dafür sorgt, dass Projekte planbarer, messbarer und strukturierter werden, entlastet das im Umkehrschluss ganz automatisch alle beteiligten Teammitglieder – die sich nun auch wieder voll und ganz auf ihre Kernaufgabe konzentrieren können. Dadurch werden die Arbeitsergebnisse weniger fehleranfällig und die Qualität der Leistung steigt. Klare Verantwortlichkeiten helfen immens bei der Teamorganisation sowie bei der Kommunikation.

Ohne eine saubere, nachgelagerter Evaluation startet jedes Projekt immer wieder bei null

Auch Deadlines lassen sich besser einhalten, da sie zielsicherer abgesteckt oder im Ernstfall früh- und rechtzeitig mit dem Kunden gemeinsam verschoben werden können. Auch Ihre Kunden werden die strukturierte Arbeitsweise, den einheitlichen Ansprechpartner und die pünktlich gelieferte, einwandfreie Arbeit zu schätzen wissen.

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Diese Vorteile erreichen Sie nicht dadurch, dass Sie einen oder gar zehn neue Entwickler einstellen, wenn Sie keine Prozesse und vor allem kein Teammitglied haben, das die Koordination der Projektteams übernimmt. Ohne eine saubere Projektplanung und -beobachtung inklusive nachgelagerter Evaluation startet jedes Projekt im Grunde wieder bei 0. Aus den Fehlern der Vergangenheit lässt sich nicht lernen, wenn Erfahrungen aus vorangegangenen Projekten nicht in das nächste mit einfließen.

Sicherlich: ein eigenes Projektmanagement inklusive der Einführung entsprechender Prozesse und Tools kostet Zeit, Geld und Personalaufwand. Auch wird der Weg dorthin kaum ein linearer Sprint zur Zielgerade sein. Wir können jedoch auch aus eigener Erfahrung sagen, dass die Mühen sich mehr als lohnen.

Projektmanagement – unerlässlich für den Erfolg

Denn die Kombination aus breitem Kompetenzfeld, Organisationstalent und zeitaufwendigem Multitasking aus ganz unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen machen Projektmanagement auch oder gerade in Agenturen mit kleinen Teams zu einem Full-Time-Job, der nicht mal “so nebenbei” erledigt werden kann. 

Ein eigenes, funktionierendes Projektmanagement ist ein essentieller Schritt zur Automatisierung und Professionalisierung des eigenen Geschäfts. Statt zu jedem Projektstart wieder von vorne zu beginnen und planlos bis zur Deadline zu stolpern, lässt sich die gesamte Arbeit im Team besser überblicken, koordinieren und langfristig streamlinen. Die Skalierung des eigenen Geschäfts kann nur gelingen, wenn die eigenen Ressourcen planbar abgerufen und kalkuliert werden können. Bei der Einführung von Projektmanagement geht nur der Risiken ein, der sich nicht traut.

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